【場地專欄】如何挑選場地?注意這6件事,辦活動不搞砸!(下)

如何挑選場地?注意這6件事,辦活動不搞砸!(上)

上集聊到了隔音、隱私、器材等3個挑場地的注意要點,這一篇要進一步談到挑好場地之後,要注意的三個事項,以精準掌握活動成本。

  1. 自備食物很省錢?要考慮隱形的時間和運送成本。

我所經營的空間,可以直接向穆勒咖啡館訂購餐點,準時送到樓下來。然而穆勒咖啡館因為食材成本高,有些人會想在餐飲部分省下一些預算,而選擇付清潔費,並且從外面帶餐飲進來。一開始看起來餐飲預算降低了,但是在活動快開始的時候,需要場佈、準備報到名單等,這時候還要奔波去拿餐點,就更加手忙腳亂。為了拿外帶披薩和桶裝飲料,又特地叫了計程車,最後才發現沒有比較省。在規劃餐飲的時候,都要記得把人力、時間和交通問題都考量進去喔。

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  1. 價格好便宜?注意加價項目和超時費用。

有的場租包含器材使用,有的使用每項器材都要加價。另外,活動有超時的可能,老師講了太久、觀眾問題太多、主辦方流程管控問題…,請留意場地的超時費如何計算,以便將整體活動預算控管在合理範圍。

 

  1. 你覺得做了很多,參加者卻不滿意?注意事前的溝通。

我們曾經遇到一些狀況,例如:參加者打電話來場地,詢問活動的細節。但是我們是場地主,不是主辦方,很難回答參加者的各種疑惑,有的主辦方只露出活動時間地點,忘記寫主辦單位的聯絡方式,所以參加者只能聯絡場地方。

主辦單位掌握了場地的資訊之後,要記得傳達給參加者,例如:入場要脫鞋子—-有的人事前了解,會穿著襪子和方便的鞋子前往;若沒有心理準備的話,可能會遇到參加者不願意脫鞋的窘境。其他如:這場活動有/沒有供餐,交通資訊、停車場位置圖…,資訊傳遞的越詳細,抵達場地的困難也會降低,有助提升出席率滿意度

幫大家小整理一下,從挑場地到選定場地之後,要注意的六個細節,包括:

1.隔音是否良好  2.空間的隱私性高嗎  3.器材轉接問題 4.隱形的成本 5.加價項目看仔細 6.活動前和參加者的溝通要充足

以上都是實際會遇到的問題,如果你常辦活動,歡迎收藏本文。覺得實用的話,可以分享給需要的朋友,減少辦活動常發生的狀況。

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