【場地專欄】如何挑選場地？注意這6件事，辦活動不搞砸！(下)

上集聊到了隔音、隱私、器材等3個挑場地的注意要點，這一篇要進一步談到挑好場地之後，要注意的三個事項，以精準掌握活動成本。

自備食物很省錢？要考慮隱形的時間和運送成本。

我所經營的空間，可以直接向穆勒咖啡館訂購餐點，準時送到樓下來。然而穆勒咖啡館因為食材成本高，有些人會想在餐飲部分省下一些預算，而選擇付清潔費，並且從外面帶餐飲進來。一開始看起來餐飲預算降低了，但是在活動快開始的時候，需要場佈、準備報到名單等，這時候還要奔波去拿餐點，就更加手忙腳亂。為了拿外帶披薩和桶裝飲料，又特地叫了計程車，最後才發現沒有比較省。在規劃餐飲的時候，都要記得把人力、時間和交通問題都考量進去喔。

價格好便宜？注意加價項目和超時費用。

有的場租包含器材使用，有的使用每項器材都要加價。另外，活動有超時的可能，老師講了太久、觀眾問題太多、主辦方流程管控問題…，請留意場地的超時費如何計算，以便將整體活動預算控管在合理範圍。

你覺得做了很多，參加者卻不滿意？注意事前的溝通。

我們曾經遇到一些狀況，例如：參加者打電話來場地，詢問活動的細節。但是我們是場地主，不是主辦方，很難回答參加者的各種疑惑，有的主辦方只露出活動時間地點，忘記寫主辦單位的聯絡方式，所以參加者只能聯絡場地方。

主辦單位掌握了場地的資訊之後，要記得傳達給參加者，例如：入場要脫鞋子—-有的人事前了解，會穿著襪子和方便的鞋子前往；若沒有心理準備的話，可能會遇到參加者不願意脫鞋的窘境。其他如：這場活動有/沒有供餐，交通資訊、停車場位置圖…，資訊傳遞的越詳細，抵達場地的困難也會降低，有助提升出席率和滿意度。

幫大家小整理一下，從挑場地到選定場地之後，要注意的六個細節，包括：

1.隔音是否良好 2.空間的隱私性高嗎 3.器材轉接問題 4.隱形的成本 5.加價項目看仔細 6.活動前和參加者的溝通要充足

以上都是實際會遇到的問題，如果你常辦活動，歡迎收藏本文。覺得實用的話，可以分享給需要的朋友，減少辦活動常發生的狀況。